Je souhaite relancer mes clients qui ont des factures impayées

Afin de gagner du temps dans le traitement de vos relances d’impayés, vous pouvez paramétrer un plan de relance pour votre entreprise.

1 - Créer des templates d'email

Dans un premier temps, nous vous conseillons de créer un template d'email par niveau de relance souhaité.

2 -Paramétrage

Rendez-vous dans la section Mails de vos paramètres d’entreprises et cliquez sur Relances d’encaissements .

2.1 - Définissez l’adresse mail expéditeur des mails de relances

Tous les encaissements seront relancés par défaut avec cette adresse email en expéditeur, mais vous pourrez la modifier depuis la modale d’envoi de mails lorsque vous effectuez une relance manuelle.

2.2 - Créer les niveaux sur votre plan de relance

Le plan de relance permet de catégoriser vos encaissements en plusieurs niveaux de relances.

2.2.1 - Ajouter le nombre de jours avant/après échéance

Le nombre de jours vis-à-vis de la date d’échéance de la facture, à partir duquel l’encaissement sera rattaché au niveau crée.

Dans l’exemple ci-dessous, tous les encaissements non payés à +7 jours après la date d’échéance seront rattachés à ce niveau.

Vous pouvez également créer des rappels avant la date d’échéance pour prévenir vos clients que la date de paiement d’une facture arrive à échéance.

2.2.2 - Associer un template de mail à votre niveau de relance

Dans chaque niveau de relance, il faudra aussi associer un template de mail que vous aurez créé depuis les modèles de mails.

Tous les encaissements à relancer seront par défaut envoyés avec le modèle de mail associé au niveau.

2.2.3 - Créer un niveau avec envoi automatique des relances

Vous pouvez par ailleurs choisir d’activer l’option d’envoi automatique sur un ou plusieurs niveaux.

Lorsque vous activez cette option sur un niveau, toutes les relances du niveau seront envoyées de façon automatique, sans que vous ayez à effectuer aucune action.

3 - Gestion des relances depuis vos encaissements

Depuis les encaissements, dans la section À relancer , vous retrouvez tous les encaissements à relancer, classés par niveau de relances.

3.1 - Relancer un encaissement

Si vous souhaitez garder un contrôle total sur l’envoi des relances, vous pouvez relancer chaque encaissement manuellement.

Pour cela, cliquez sur le bouton Relancer par mail .

La modale de mail s’ouvre alors avec le template que vous avez associé au niveau auquel est rattaché l’encaissement. Vous n’avez plus qu’à cliquer sur Envoyer par mail .

3.2 - Relancer plusieurs encaissements par lots

Pour relancer plusieurs encaissements en même temps, sélectionnez plusieurs encaissements d’un même niveau, puis cliquez sur relancer par mail. Les emails seront alors envoyés aux destinataires associés à ces encaissements.

Si vous n’avez pas de destinataires favoris associés à un chantier, il vous sera demandé de compléter la modale de destinataires afin de nous indiquer à quelles adresses envoyer les relances d’encaissements.

Vous pourrez décider d’enregistrer les destinataires choisis comme favoris sur le chantier, afin que toutes les prochaines relances d’emails associées au chantier soient envoyées à ce(s) destinataires.

3.3 - Marquer les encaissements comme déjà relancés

Si vous avez déjà effectué une relance récente (exemple : par téléphone) vous pouvez décider de marquer un encaissement comme déjà relancé.

Cela aura pour effet de le retirer de la liste des encaissements à relancer, jusqu’à ce que l’encaissement atteigne le niveau suivant.

4 - Gestion des erreurs de mails non envoyés

⚠️ Pour que les mails de relances automatiques soient bien envoyés, pensez à bien définir un destinataire par défaut dans chaque chantier.

Dans le cas contraire, vous aurez un message d’erreur de ce type :

Vous devrez alors relancer l’encaissement à la main en cliquant sur “Relancer par mail”.

4.1 - Comment définir un destinataire par défaut ?

Les destinataires par défaut sont à définir au niveau du chantier. Lorsque vous associez des contacts au chantier, vous pouvez indiquer si vous souhaitez qu’il soit en destinataire par défaut.

Ainsi, toutes les relances d’encaissements liées à ce chantier seront par défaut envoyées à ce(s) contact(s).

Une fois ajouté en favoris, le contact a une étoile associée.

Toutes les prochaines relances d’impayés liées à ce chantier seront envoyées au(x) destinataire(s) favoris.

5 - Recevoir un email automatique toutes les semaines

Avec l’envoi du récapitulatif hebdomadaire de vos impayés et relances à effectuer, nous vous permettons de garder la maitrise à distance de votre trésorerie, sans avoir à vous connecter.

Besoin d'aide ?

Contactez-nous à l'adresse support@graneet.fr ou par téléphone au 01 84 88 51 25