Mes adresses de réception de factures électroniques
Votre adresse de facturation électronique est l'équivalent électronique de votre adresse postale de facturation : c'est là que vos fournisseurs adressent leurs factures. Elle vous appartient — vous la créez chez Pennylane, vous choisissez laquelle figure sur vos commandes, et vous la communiquez à vos fournisseurs.
Le point à comprendre d'abord : où se crée une adresse
Une adresse doit être déclarée auprès de l'administration pour exister, et cette déclaration passe par Pennylane.
Graneet ne peut pas créer une adresse, seulement sélectionner parmi celles qui existent déjà. C'est ce que rappelle l'écran de sélection : « Ces adresses sont déclarées pour votre entreprise auprès de l'administration. Pour en créer ou en supprimer une, passez par Pennylane. »
| Action | Où |
|---|---|
| Créer, modifier ou supprimer une adresse | Dans Pennylane, en autonomie |
| Choisir sur lesquelles Graneet reçoit vos factures | Dans Graneet |
| Choisir laquelle figure sur vos commandes | Dans Graneet |
Si une adresse n'apparaît pas dans la liste, le premier réflexe est de vérifier qu'elle a bien été créée chez Pennylane. Et laissez-lui le temps : une adresse créée sur Pennylane peut mettre jusqu'à 48 h à apparaître.
Quand vous n'en avez aucune, l'écran vous propose directement Créer une adresse sur Pennylane.
Les quatre formes d'adresse
Toute adresse commence par votre SIREN. Vous choisissez ensuite le niveau de détail qui correspond à votre organisation — rien ne vous est imposé.
| Forme | Exemple | Ce qu'elle désigne |
|---|---|---|
| SIREN | 123456789 | L'entreprise entière. Elle existe toujours. |
| SIREN_SIRET | 123456789_12345678900012 | Un établissement |
| SIREN_code | 123456789_serrurerie | Un service, une activité, une agence |
| SIREN_SIRET_code | 123456789_12345678900012_compta | Un service dans un établissement précis |
Sélectionner vos adresses dans Graneet
Rendez-vous dans les paramètres de votre entreprise, section Adresses de facturation électronique « Les adresses sur lesquelles votre entreprise reçoit ses factures fournisseurs. » Utilisez Sélectionner pour ouvrir la liste des adresses déclarées pour votre entreprise, et cochez celles sur lesquelles Graneet doit recevoir vos factures. L'adresse de votre siège porte le repère Siège.
Chaque adresse affiche son statut :
| Statut | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Validée | L'adresse est opérationnelle. Les factures qui y arrivent entrent dans Graneet. |
| En cours de validation | L'adresse est déclarée mais pas encore effective. Les factures envoyées dessus n'arriveront qu'une fois la validation terminée. |
| Invalide | L'adresse n'est pas utilisable. Elle ne peut pas être sélectionnée. |
Quelle adresse s'affiche sur vos commandes ?
C'est la façon la plus simple de faire connaître votre adresse : Graneet l'imprime sur vos bons de commande, sous les coordonnées de votre entreprise et en pied de page, sous la mention « Adresse de facturation électronique ». Vos fournisseurs l'ont donc sous les yeux à chaque commande.
Comme une seule adresse peut y figurer, Graneet vous la demande : après avoir sélectionné vos adresses, un second écran s'affiche — « Quelle adresse afficher sur vos commandes ? », avec la précision « Vos fournisseurs verront cette adresse sur leurs bons de commande. Vous pourrez la changer à tout moment.
Dans la liste, l'adresse retenue porte le repère Affichée sur les commandes. Pour en désigner une autre, utilisez Afficher cette adresse sur les commandes depuis le menu en fin de ligne.
Les alertes à connaître. Graneet vous prévient si l'adresse affichée n'est plus fonctionnelle, si elle est encore en cours de validation, ou si vous n'en avez désigné aucune — dans ce dernier cas vos commandes partent sans adresse de facturation électronique. Si vous retirez l'adresse affichée et qu'il n'en reste qu'une seule utilisable, Graneet la reprend automatiquement et vous le signale.
Une adresse ne peut appartenir qu'à une seule entité
Si vous gérez plusieurs entités dans Graneet, une même adresse ne peut être rattachée qu'à l'une d'elles. C'est ce qui garantit qu'une facture arrive à un seul endroit, sans double comptage dans vos rentabilités de chantier.
Une adresse déjà prise apparaît comme Utilisée par une autre entreprise — ou Utilisée par suivi du nom de l'entité si vous y avez accès, avec l'indication « Pour utiliser cette adresse ici, retirez-la depuis cette entreprise » — et n'est pas sélectionnable. Pendant l'intervalle où l'adresse n'est rattachée à personne, les factures qui y arrivent ne sont pas reçues : faites l'opération d'affilée.
Communiquer votre adresse à vos fournisseurs
La réforme place sur l'acheteur la responsabilité de communiquer son adresse : aucun mécanisme n'oblige un fournisseur à utiliser la bonne. Vos bons de commande font l'essentiel du travail, mais deux points restent à votre charge :
- Les fournisseurs à qui vous ne passez pas de commande écrite — prévenez-les directement de l'adresse à utiliser.
- La période de transition. Vos fournisseurs ne basculeront pas tous le même jour, et ceux qui continuent d'adresser à votre SIREN enverront leurs factures là où cette adresse est rattachée.
Notez qu'une facture arrivée dans une entité ne peut pas être déplacée vers une autre : corriger votre configuration ne vaut que pour les factures suivantes.
Retirer une adresse
Utilisez Retirer cette adresse de réception. Graneet vous demande confirmation et rappelle la conséquence : l'adresse ne sera plus rattachée à votre entreprise, et les factures envoyées dessus ne seront plus reçues.
Si une facture n'arrive pas
La correspondance est exacte : il n'y a pas de repli automatique d'une adresse à suffixe vers votre adresse SIREN. Une facture adressée à une adresse que vous n'avez pas sélectionnée n'entre pas dans Graneet — mais elle n'est pas perdue : elle reste disponible dans votre espace Pennylane, et elle entre à la synchronisation suivante dès que l'adresse est sélectionnée.