Comment mes factures d'achat électroniques arrivent dans Graneet
Bonne nouvelle : il n'y a pas de nouveau module à apprendre. Vos factures électroniques arrivent dans votre module Factures d'achat habituel, simplement mieux remplies.
Trois canaux qui cohabitent
| Canal | Comment la facture arrive |
|---|---|
| Facture électronique (nouveau) | Automatiquement, via la Plateforme Agréée, au format normé. |
| Import / OCR | Vous déposez un PDF, l'OCR pré-remplit. Inchangé. |
| Saisie manuelle | Vous créez la facture vous-même. Inchangé. |
Vos deux façons de travailler actuelles continuent de fonctionner exactement comme avant. La réception électronique s'ajoute, elle ne remplace rien.
Vous n'avez rien à faire
- Graneet récupère régulièrement les factures reçues sur votre Plateforme Agréée. Comptez environ une heure
- À votre première connexion, l'historique des factures déjà reçues sur la plateforme est récupéré : vous ne démarrez pas sur un module vide.
- Chaque facture arrive avec son PDF lisible déjà joint.
- Elle arrive au statut À traiter.
Reconnaître une facture électronique
Dans la liste de vos factures d'achat, un badge indique l'origine de chaque facture : Électronique ou Manuelle. Le filtre Origine de la facture vous permet de n'afficher que l'une ou l'autre.
Les avoirs et les factures d'acompte reçus électroniquement apparaissent également dans ce module, avec leur type propre.
Les factures non lues
Comme vos factures arrivent sans que personne les ait demandées, Graneet met en avant celles que vous n'avez pas encore ouvertes :
- Un compteur dans le menu de gauche vous indique combien de factures sont en attente de lecture.
- Le filtre Lecture vous permet de n'afficher que les factures Non lues.
« Non lue » veut dire « ouverte par personne de votre entreprise ». Le compteur est commun à toute votre entreprise : dès qu'un utilisateur ouvre une facture, elle disparaît du compteur pour tout le monde. Cela évite que deux personnes traitent la même facture. Les factures importées par OCR sont également concernées par ce compteur.
Une facture manque
Si un fournisseur vous affirme avoir envoyé une facture électronique que vous ne voyez pas :
- Vérifiez que votre souscription est bien active et votre flux de réception actif.
- Vérifiez à quelle adresse le fournisseur a adressé la facture, et que cette adresse figure bien dans vos adresses de réception.
- Laissez passer le délai de récupération avant de conclure.
Si la facture n'arrive toujours pas, contactez notre support en précisant l'adresse utilisée par le fournisseur. Elle n'est pas perdue : une facture adressée à une adresse que vous n'avez pas rattachée reste disponible dans votre espace Pennylane, et elle entre dans Graneet à la synchronisation suivante dès que l'adresse est rattachée.
Ce qui est pré-rempli automatiquement, et ce que je dois vérifier
Une facture électronique n'est pas « scannée » : elle contient les données exactes émises par votre fournisseur. Il n'y a donc pas d'interprétation, contrairement à l'OCR — et beaucoup moins de choses à vérifier.
Ce qui se remplit tout seul
| Champ | Comment il se remplit |
|---|---|
| Numéro et dates | Repris tels quels des données émises par votre fournisseur. |
| Fournisseur | Reconnu automatiquement par son numéro d'identification |
| Montants HT, TTC, TVA | Repris à l'identique, avec la ventilation par taux de TVA. |
| Lignes | Plusieurs lignes sur la facture → facture en mode détaillé, une ligne Graneet par ligne de facture. Une seule ligne → mode global. |
| Commande et chantier | Si la facture porte une référence de commande que Graneet reconnaît, elle est rattachée à cette commande et hérite de son chantier. |
| Le PDF lisible embarqué dans la facture électronique est joint automatiquement. | |
| Avoirs | Une facture reçue à montant négatif est créée comme un avoir. |
Les trois choses à vérifier
1. Le fournisseur n'a pas été reconnu. Son numéro d'identification est absent de la facture, ou il ne correspond à aucune fiche de votre base. La facture est créée sans fournisseur. Deux options :
- Créer un nouveau fournisseur — le numéro d'identification est déjà pré-rempli, vous n'avez plus qu'à compléter la fiche.
- Sélectionner un fournisseur existant — le numéro vient alors enrichir sa fiche, ce qui règle le problème pour toutes ses factures suivantes. Si un numéro différent y figurait déjà, Graneet vous alerte avant de l'écraser.
2. Il manque une information obligatoire. La facture est quand même créée, avec une indication d'informations manquantes. Complétez le champ concerné : tant qu'il est vide, la mise en paiement reste bloquée.
3. L'imputation chantier est à confirmer. Si la facture ne portait pas de référence de commande reconnaissable, elle arrive sans chantier. C'est à vous de l'imputer.
Comment réduire ces vérifications à presque rien. Deux gestes suffisent : renseigner les numéros d'identification de vos fournisseurs et vous assurer que vos commandes portent bien une adresse de réception que vos fournisseurs reprennent sur leurs factures.
Plus ces deux conditions sont remplies, plus vos factures arrivent prêtes — il ne reste qu'à valider.