À quoi sert l’import d’utilisateurs ?
L’import vous permet de créer plusieurs comptes utilisateurs en une seule opération.
Vous pouvez ainsi :
Créer plusieurs dizaines de comptes simultanément
Éviter de renseigner chaque utilisateur manuellement
Gagner du temps lors de l’onboarding d’une équipe
Associer chaque utilisateur à un profil Graneet
Envoyer automatiquement les invitations par email
Exemple : Vous déployez Graneet sur un nouveau chantier et devez créer les comptes de 30 collaborateurs : conducteurs de travaux, assistants administratifs et dirigeants. Vous complétez le fichier Excel, vérifiez les correspondances de profils, puis confirmez l’import. Les comptes sont créés en une seule opération.
Qui peut importer des utilisateurs ?
L’import est accessible uniquement aux utilisateurs ayant le profil Admin.
Les autres profils ne voient pas le bouton d’import.
Comment importer des utilisateurs ?
Accédez à la gestion des utilisateurs.
Cliquez sur le bouton d’import.
Téléchargez le modèle Excel.
Renseignez les informations des utilisateurs.
Importez le fichier complété.
Vérifiez la prévisualisation
Corrigez les éventuelles erreurs.
Confirmez l’import.
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Quelles informations renseigner dans le fichier Excel ?
Le modèle Excel contient les colonnes nécessaires à la création des utilisateurs.
Renseignez notamment :
Nom | Nom de famille de l’utilisateur |
Prénom | Prénom de l’utilisateur |
Adresse email utilisée pour l’invitation | |
Téléphone | Numéro de téléphone de l’utilisateur |
Profil utilisateur | Profil existant à associer à l’utilisateur |
Accès | Type d'accès (web, web + mobile, mobile) |
Utilisez de préférence le modèle fourni par Graneet. Il contient les colonnes attendues, des exemples et des indications sur la correspondance des profils.
L’adresse email est-elle obligatoire ?
Oui, l'adresse mail est obligatoire. Elle va servir à envoyer l'invitation au bon interlocuteur.
Vérifiez attentivement les adresses email avant de confirmer l’import.
Comment associer un utilisateur à son profil ?
Le profil indiqué dans le fichier doit correspondre à un profil déjà créé dans Graneet.
Si le profil renseigné n’est pas reconnu automatiquement, Graneet vous propose une étape de mapping manuel avant la prévisualisation
Sélectionnez le profil non reconnu.
Choisissez le profil Graneet correspondant dans la liste.
Vérifiez la correspondance.
Validez le mapping.
Si aucun profil n’est associé, les lignes concernées sont signalées en erreur dans la prévisualisation.
Que se passe-t-il si un profil n’est pas reconnu ?
Un profil non reconnu doit être associé manuellement à un profil existant dans Graneet.
Si vous ne réalisez pas cette association, les utilisateurs concernés ne pourront pas être créés. Les lignes correspondantes apparaîtront en erreur dans la prévisualisatio
Si le profil souhaité n’existe pas encore, quittez l’import, créez d’abord le profil dans Graneet, puis relancez l’import.
Les invitations sont-elles envoyées automatiquement ?
Oui. Après la confirmation de l’import, une invitation est envoyée automatiquement par email à chaque utilisateur dont l’adresse email est renseignée et valide.
Aucune invitation n'est envoyée aux utilisateurs importés sans adresse email.
Puis-je modifier des utilisateurs existants avec cet import ?
Non. L’import permet uniquement de créer de nouveaux utilisateurs.
Il ne permet pas de mettre à jour les informations d’un compte existant. Pour modifier un utilisateur existant, ouvrez directement sa fiche dans Graneet.
Que faire si une erreur apparaît dans la prévisualisation ?
La prévisualisation vous permet de vérifier les données avant la création des comptes.
Les lignes comportant une erreur sont signalées. Vérifiez notamment :
Le nom et le prénom de l’utilisateur
Le format de l’adresse email, si elle est renseignée
Le format du numéro de téléphone, s’il est renseigné
La correspondance avec un profil existant
Les éventuels utilisateurs déjà présents dans Graneet
Corrigez les erreurs dans le fichier Excel, puis importez à nouveau le fichier si nécessaire.
Existe-t-il une limite au nombre d’utilisateurs importés ?
La gestion des quotas d’accès Web, Mobile et Web + Mobile doit encore être confirmée.
Si le nombre d’utilisateurs importés dépasse le quota prévu pour votre entreprise, le comportement de l’import reste à préciser.
Il est également impossible de sélectionner les types d'accès "Web + mobile" ou "Mobile" si vous n'avez pas souscrit à l'app mobile Graneet (un message d'erreur s'affichera).
Bonnes pratiques
Avant de confirmer un import :
Vérifiez que les profils nécessaires existent déjà dans Graneet.
Utilisez le modèle Excel fourni.
Contrôlez les noms et prénoms.
Vérifiez chaque adresse email renseignée.
Vérifiez les numéros de téléphone renseignés.
Associez les profils non reconnus.
Contrôlez attentivement la prévisualisation.
Prévenez les collaborateurs qu’ils recevront une invitation par email.
Pour un premier import, vous pouvez commencer par quelques utilisateurs afin de vérifier que le fichier et les profils sont correctement configurés.
Pour aller plus loin
Besoin d'aide ? Contactez-nous à [email protected] ou par téléphone au 01 84 88 51 25.