À quoi sert l’export et le réimport de la bibliothèque de prix ?
Vous pouvez :
Exporter toute votre bibliothèque de prix
Exporter uniquement certains dossiers
Modifier les informations de vos ouvrages dans Excel
Modifier la composition d’un ouvrage
Modifier le prix d’un composant
Créer de nouveaux ouvrages et composants
Associer des composants à des ouvrages existants
Réimporter le fichier pour mettre à jour votre bibliothèque
Si votre bibliothèque est vide, vous pouvez télécharger le modèle Excel et le remplir avant de l’importer.
Comment exporter ma bibliothèque de prix ?
Ouvrez votre bibliothèque de prix.
Sélectionnez les dossiers à exporter.
Lancez l’export.
Ouvrez le fichier Excel téléchargé.
Vous pouvez sélectionner toute la bibliothèque ou uniquement certains dossiers.
Comment se présente le fichier ?
Le fichier contient les informations des ouvrages et des composants.
Les colonnes liées aux ouvrages sont notamment :
Identifiant ouvrage
Code ouvrage
Dénomination ouvrage
Unité ouvrage
Déboursé unitaire HT ouvrage
Dossier
Note ouvrage
Les colonnes liées aux composants sont notamment :
Identifiant composant
Code article
Dénomination composant
Type
Unité composant
Déboursé unitaire HT composant
Note composant
Géré en stock
Seuil d’alerte
Quantité
Comment modifier un ouvrage simple ?
Un ouvrage simple ne contient pas de composant associé.
Pour le modifier :
Conservez son identifiant ouvrage.
Modifiez les informations souhaitées.
Modifiez si nécessaire son déboursé unitaire HT.
Réimportez le fichier.
Comment modifier la composition d’un ouvrage ?
Un ouvrage composé contient une ligne par association ouvrage-composant.
Si un ouvrage contient trois composants, il apparaît donc sur trois lignes.
Les informations de l’ouvrage doivent être répétées sur chaque ligne. Seules les informations du composant et sa quantité changent.
Pour modifier la composition :
Ajoutez ou supprimez les lignes de composants nécessaires.
Conservez l’identifiant ouvrage.
Renseignez l’identifiant de chaque composant.
Indiquez la quantité utilisée.
La composition importée remplace la composition actuelle de l’ouvrage.
Comment créer un nouvel ouvrage avec des composants ?
Pour créer un nouvel ouvrage :
Laissez l’identifiant ouvrage vide.
Renseignez les informations de l’ouvrage.
Ajoutez une ligne par composant associé.
Renseignez l’identifiant composant de chaque composant existant.
Indiquez les quantités.
Réimportez le fichier.
L’import peut créer un nouvel ouvrage et l’associer à des composants déjà présents dans la bibliothèque.
L’identifiant composant est obligatoire, y compris si le composant n’existe pas encore dans la bibliothèque de prix.
Si l’identifiant composant n’est pas reconnu, Graneet crée automatiquement le composant et lui attribue un identifiant.
Pour créer un nouvel ouvrage avec des composants, renseignez l’identifiant de chaque composant associé, qu’il existe déjà ou non.
Comment modifier le prix d’un composant ?
Vous pouvez modifier le déboursé unitaire HT composant dans le fichier Excel.
Cette modification s’applique à tous les ouvrages qui utilisent ce composant.
Vérifiez les autres ouvrages concernés avant de modifier le prix d’un composant.
Pour un ouvrage composé, le prix de l’ouvrage est calculé à partir des prix et des quantités de ses composants.
La valeur renseignée dans « Déboursé unitaire HT ouvrage » n’est pas utilisée pour calculer le prix d’un ouvrage composé. Vous pouvez laisser cette cellule vide ou renseigner une valeur : elle sera ignorée.
Un message vous informera de l’impact de cette modification dans la prévisualisation.
Comment utiliser un même composant dans plusieurs ouvrages ?
Si un même composant est utilisé dans plusieurs ouvrages, son identifiant doit être identique sur toutes les lignes.
Les autres informations du composant doivent également être strictement identiques :
Dénomination
Code article
Type
Unité
Déboursé unitaire HT
Note
Gestion en stock
Seuil d’alerte
Seule la quantité peut varier selon l’ouvrage.
Comment gérer les dossiers ?
Pour créer une arborescence, séparez les niveaux avec /.
Exemple :
Dossier 1 / Dossier 2 / Dossier 3
Les dossiers peuvent être associés lors de l’import. À l’étape de mapping, sélectionnez l’option « Créer un dossier » pour créer les dossiers inexistants.
Comment réimporter le fichier ?
Ouvrez votre bibliothèque de prix.
Cliquez sur « Importer ».
Sélectionnez votre fichier Excel.
Associez les dossiers et sélectionnez "créer un dossier" si nécessaire.
Vérifiez la prévisualisation.
Corrigez les éventuelles erreurs.
Confirmez l’import.
La prévisualisation permet de vérifier les créations, les mises à jour et les erreurs.
Les lignes valides peuvent être importées même si certaines lignes comportent une erreur.
Quels droits sont nécessaires ?
Vous devez disposer du droit nécessaire pour exporter et réimporter la bibliothèque de prix.
Si vous ne disposez pas de ce droit, rapprochez-vous d’un administrateur de votre entreprise.
Bonnes pratiques
Avant de réimporter votre fichier :
Conservez les identifiants ouvrages existants.
Renseignez toujours un identifiant composant.
Vérifiez que les composants non reconnus contiennent toutes les informations nécessaires à leur création.
Répétez exactement les informations d’un composant lorsqu’il est utilisé dans plusieurs ouvrages.
Répétez exactement les informations de l’ouvrage sur chaque ligne de composition.
Vérifiez les quantités des composants.
Vérifiez l’impact d’une modification de prix sur les autres ouvrages.
Contrôlez la prévisualisation avant de confirmer.
Conservez une copie du fichier avant de le modifier.
Remarques
Vous pouvez modifier les informations d’un composant directement dans le fichier, puis le réimporter.
La modification du prix ou des informations d’un composant peut avoir un impact sur tous les ouvrages qui le contiennent. Vérifiez la prévisualisation avant de confirmer l’import.
Pour aller plus loin
[Gérer votre bibliothèque de prix]
[Créer un ouvrage avec des composants]
[Gérer les dossiers de la bibliothèque de prix]
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