Introduction
Vous versez régulièrement des avances à vos fournisseurs avant la réception de la facture de solde ? Graneet intègre désormais une gestion native des acomptes fournisseurs : créez, suivez et reprenez vos acomptes directement dans votre flux d'achats habituel, sans double saisie et avec une imputation comptable automatique.
🛠️ Paramétrage
Qu'est-ce qu'un acompte fournisseur dans Graneet ?
Un acompte fournisseur est un versement anticipé effectué à un fournisseur avant l'émission de la facture définitive. Dans Graneet, il est traité comme un document à part entière (au même titre qu'une facture d'achat ou un avoir), avec son propre suivi, son propre statut et une imputation comptable dédiée.
Dois-je faire un paramétrage avant de commencer ?
Oui. Avant de créer votre premier acompte, il est préférable de renseigner le compte d'imputation des acomptes dans les paramètres comptables.
Comment faire :
Rendez-vous dans Comptabilité › Paramètres › Achats
Repérez l'encart « Divers »
Saisissez le compte d'attente dédié dans la ligne “Acomptes sur biens et services” (typiquement le 4091 – Avances et acomptes versés sur commandes)
✏️ Création d'un acompte
Comment créer un acompte fournisseur ?
La création d'un acompte suit exactement le même chemin que les factures d'achat :
Cliquez sur le bouton « + Ajouter une facture »
Sélectionnez le type de document « Acompte »
Renseignez les informations habituelles (fournisseur, montant, date…)
💡 Par défaut, la classification est en mode global (montant total de l'acompte), ce qui correspond à la grande majorité des cas. La classification ligne à ligne reste disponible si besoin.
Quelles sont les différences avec une facture d'achat classique lors de la création ?
La card « Comptabilité » est masquée : pas de type de débours ni de compte de charge à renseigner. L'imputation se fait automatiquement sur le compte d'acompte que vous avez paramétré.
Faut-il rattacher un acompte à une commande ?
Non, ce n'est pas obligatoire. Vous pouvez créer un acompte sans le lier à une commande. Toutefois, si vous l'associez à une commande, le suivi sera enrichi dans la vue commande.
✅ Validation
Comment valider un acompte ?
Le circuit de validation est identique à celui des factures d'achat. Aucune étape supplémentaire n'est introduite. L'e-mail de notification envoyé dans le circuit identifie clairement le document comme un « Acompte » afin d'éviter toute confusion.
🔁 Reprise d'un acompte sur une facture
Qu'est-ce que la « reprise » d'un acompte ?
Lorsque votre fournisseur émet la facture de solde, il déduit l'acompte précédemment versé. Vous devez refléter cette déduction dans Graneet : c'est la reprise d'acompte. Elle solde l'avance et met à jour automatiquement le « reste à reprendre » de l'acompte.
Comment reprendre un acompte sur une facture ?
En classification ligne à ligne :
Dans le détail des articles, cliquez sur « + Ajouter une déduction »
Sélectionnez « Reprise d'acompte » dans le menu
La liste des acomptes du fournisseur s'affiche (filtrés par statut et reste à reprendre > 0 €)
Sélectionnez un ou plusieurs acomptes à reprendre (multi-sélection possible)
Choisissez le mode de reprise selon ce qu'indique la facture de votre fournisseur :
Sur le HT : l'acompte est déduit du montant hors taxe. La TVA est calculée sur le HT net.
Sur le TTC : l'acompte est déduit du total TTC. La TVA d'acompte est régularisée automatiquement dans l'export comptable.
Confirmez.
2. En classification globale :
Le même bouton « + Ajouter une déduction » est disponible dans la modale « Montant de la facture », avec le même processus de sélection.
Puis-je reprendre un acompte partiellement ?
Oui. Lors de la reprise, le champ « Montant repris » est modifiable. Vous pouvez saisir un montant inférieur au reste à reprendre si votre fournisseur ne déduit qu'une partie de l'acompte sur cette facture. Le reliquat reste disponible pour une prochaine reprise.
⚠️ Il n'est pas possible de dépasser le reste à reprendre d'un acompte. Un blocage s'applique automatiquement.
Puis-je reprendre plusieurs acomptes sur une même facture ?
Oui. La sélection est multiple : cochez autant d'acomptes que nécessaire. Un indicateur « Reste à payer » se met à jour dynamiquement pour vous aider à vérifier la cohérence avec le montant de la facture.
Puis-je changer le mode de reprise (HT / TTC) après avoir validé ?
Oui. Sur la ligne de reprise d'acompte, le menu « … » vous permet de basculer le mode à tout moment. Le récapitulatif se recalcule immédiatement.
Peut-on reprendre un acompte multi-taux de TVA ?
Oui. Dans ce cas, le montant repris est automatiquement ventilé au prorata des taux de TVA de l'acompte source. Vous n'avez rien à faire manuellement.
🔔 Alertes et suivi
Comment savoir si j'ai oublié de reprendre un acompte sur une facture ?
Graneet affiche automatiquement un message d'avertissement lorsque vous créez ou modifiez une facture rattachée à une commande qui porte un acompte non entièrement repris.
Un seul acompte non repris : « 2 682,09 € restent à reprendre sur un acompte de cette commande. La facture importée n'y fait pas référence. »
Plusieurs acomptes : « 7 815,40 € restent à reprendre sur 3 acomptes de cette commande. »
Ce warning est informatif : il ne bloque pas l'enregistrement, mais vous permet d'agir en connaissance de cause.
Où suivre l'état d'un acompte ?
Plusieurs vues vous donnent une visibilité complète :
Où ? | Ce que vous voyez |
Vue détail de l'acompte | Liste des factures ayant repris cet acompte + reste à reprendre |
Vue détail d'une facture | Bloc « Acomptes repris » avec les montants déduits et un lien vers chaque acompte |
Vue commande | Card « Acomptes associés » (séparée des factures d'achat) avec le reste à reprendre |
Liste des factures d'achat | Colonne « Reste à reprendre TTC » ajoutée en option + filtre par plage de montants |
📊 Export comptable
Comment les acomptes sont-ils traités dans l'export comptable ?
L'imputation comptable est entièrement automatique. Les acomptes s'imputent sur le compte que vous avez paramétré (ex. 4091). Lors de la reprise sur le TTC, la régularisation de TVA est également gérée automatiquement dans l'export.
La TVA de l'acompte transite par un compte d'acompte dédié. Le code exact reste à caler par l’utilisateur dans les paramètres de comptabilité.
⚠️ Problèmes courants
La reprise d’acompte sur mes factures électroniques ne se fait pas automatiquement, pourquoi ?
Lorsque le fournisseur effectue la reprise sur le TTC, nous n’avons pour l’instant aucun moyen de savoir si la somme déclarée correspond à l’acompte ou si elle inclut d’autres déductions TTC possibles (retenue de garantie, compte prorata, autres déductions TTC..). Le format Factur X nous transmet juste une somme TTC déduite globale.
Lorsque ce cas d’usage arrive, un message d’avertissement vous demande de répartir la déduction TTC et bloque la facture pour éviter des enregistrements erronés.
Vous devez alors compléter la facture en vous référant à son PDF, en ajoutant les déductions TTC spécifiques valides pour retrouver le bon solde TTC de la facture.
Comment sont gérés les acomptes liés aux frais généraux ?
L’association des acomptes à des commandes ainsi que la reprise des acomptes sur des factures est limitée par son affectation aux frais généraux.
Tout acompte identifié comme affecté aux frais généraux ne peut être associé qu’à des commandes frais généraux et repris sur des factures d’achats de frais généraux.
Si votre compte ne possède pas les droits suffisants pour accéder aux frais généraux, alors vous ne pouvez pas consulter les acomptes frais généraux dans la section Factures d’achat.
💡 Bonnes pratiques
Paramétrez le compte comptable dédié aux acomptes et les comptes comptables liés à chaque taux de TVA que vous utilisez avant tout.
Rattachez vos acomptes à une commande lorsque c'est possible : le suivi dans la vue commande est beaucoup plus lisible.
Vérifiez le mode de reprise (HT ou TTC) en vous référant à la facture de solde de votre fournisseur. Une erreur de mode entraîne un calcul de TVA incorrect.
Ne laissez pas d'acomptes non repris traîner : consultez régulièrement la colonne « Reste à reprendre TTC » dans la liste des factures pour vous assurer que tous les acomptes ont bien été soldés.
Utilisez la reprise partielle lorsque votre fournisseur ne reprend l'acompte qu'en plusieurs fois. Le reliquat reste automatiquement disponible.
Conclusion
Les acomptes fournisseurs dans Graneet vous permettent de gérer l'intégralité du cycle acompte → facture de solde sans sortir de vos flux habituels. De la création à l'export comptable, tout est intégré et automatisé pour vous faire gagner du temps et sécuriser vos imputations.
Pour toute question non couverte ici, n'hésitez pas à contacter le support Graneet.