Mettre en place un circuit de validation des pointages
- Pourquoi mettre en place un circuit de validation ?
- Activer le module de validation
- Définir les règles d'approbation
- Configurer les notifications de validation
- Approuver les pointages depuis l'application mobile
- Approuver les pointages depuis le web
1. Pourquoi mettre en place un circuit de validation ?
Le circuit de validation permet à un superviseur (chef de chantier, conducteur de travaux, administrateur) de vérifier que les temps saisis par vos compagnons correspondent bien aux heures effectivement réalisées avant qu'ils ne soient comptabilisés.
Les bénéfices principaux sont :
- Fiabilisation des données de pointage avant transmission à la paie.
- Détection rapide des oublis ou erreurs de saisie.
- Mise à jour fiable de la rentabilité chantier.
- Traçabilité des modifications via l'historique de chaque journée.
2. Activer le module de validation
Le circuit de validation est un module activable depuis les paramètres du suivi du temps.
- Côté web, accéder aux paramètres du suivi du temps.
- Localiser la fonction « Validation des pointages ».
- Activer le module.
- Configurer au moins une règle d'approbation (voir section 3).
ℹ️ À savoir
Tant qu'aucune règle n'est configurée, l'activation du module n'a aucun effet : les pointages continuent de passer directement au statut « Validé ». La règle est l'élément déclencheur du circuit.
3. Définir les règles d'approbation
Une règle d'approbation définit qui doit approuver les pointages, et selon quels critères. Pour chaque règle, vous configurez :
- Qui pointe : tous les intervenants, un groupe spécifique d'intervenants, ou un utilisateur individuel.
- Qui approuve : un utilisateur précis, un rôle, ou « le référent du chantier » de manière dynamique. Les approbateurs peuvent être des chefs de chantier, des administrateurs, des conducteurs de travaux, ou n'importe quel autre utilisateur de votre plateforme.
- Périmètre : tous les chantiers ou seulement certains chantiers.
💡 Configuration possible : approbateur = référent de chantier
Définir comme approbateur le référent du chantier (et non un utilisateur figé). Chaque pointage d'un compagnon est automatiquement routé vers le bon chef de chantier en fonction du chantier concerné. Vous n'avez pas à reconfigurer les approbateurs lorsque votre organisation d'équipes évolue.
4. Configurer les notifications de validation
Pour que les approbateurs ne ratent pas les demandes de validation, des notifications peuvent être planifiées.
Types de notifications disponibles
- Notification mobile : envoyée à l'approbateur s'il a installé l'application Graneet et activé les notifications dans les réglages de son téléphone.
- Notification email : récapitulatif envoyé par email avec la liste des journées en attente d'approbation.
Fréquence des notifications
La fréquence est paramétrable selon vos besoins :
- Tous les jours, à une heure définie.
- Un jour précis de la semaine (ex : tous les vendredis à 17h pour valider la semaine).
ℹ️ Bon à savoir
Si l'approbateur n'utilise pas l'application mobile, vous pouvez configurer uniquement la notification email. Toutes les opérations d'approbation peuvent être également effectuées depuis l'interface web.
5. Approuver les pointages depuis l'application mobile
Lorsque le circuit de validation est actif, l'approbateur dispose d'une vue dédiée « À approuver » dans l'application mobile.
Procédure pas à pas
- Ouvrir l'application mobile et accéder à la vue « À approuver ».
- Consulter chaque journée en attente : intervenant, chantier, heures déclarées, types d'heures.
- Si nécessaire, modifier les heures (par exemple corriger 8h en 7h).
- Enregistrer la modification.
- Approuver la journée.
Une fois approuvée, la journée passe au statut « Validé ». L'historique conserve la trace de toutes les modifications effectuées (auteur, date, valeurs avant/après).
💡 Transparence pour le compagnon
Lorsque le compagnon se reconnectera à son application, il verra que sa journée est désormais validée. Il pourra également consulter l'historique pour voir les modifications effectuées par l'approbateur (par exemple : « Heures modifiées par Léo le 30 avril »).
6. Approuver les pointages depuis le web
Si l'approbateur n'utilise pas l'application mobile, ou si vous préférez gérer la validation depuis l'interface web, l'opération est également possible côté navigateur.
Procédure pas à pas
- Côté web, accéder à la vue « Suivi du temps passé ».
- Filtrés sur le statut "A approuver" (+ filtre sur l'approbateur si besoin)
- Consulter la liste des temps en attente d'approbation.
- Pour chaque journée, deux options sont possibles :
- Cliquer sur la journée pour l'ouvrir, vérifier ou modifier les informations, puis enregistrer et approuver depuis la fiche détaillée.
- Approuver directement depuis le bouton d'action en batch de la liste (pour l'afficher il faut commencer à sélectionner les temps de la liste).
