Nettoyage et enrichissement de vos fiches fournisseurs

Introduction

Graneet vous permet de nettoyer et enrichir vos fiches fournisseurs de façon automatique, directement depuis votre interface. Dans le cadre de l'entrée en vigueur de la facturation électronique obligatoire (à partir du 1ᵉʳ septembre 2026), des données fournisseurs complètes et valides sont désormais indispensables pour recevoir et traiter correctement les factures électroniques.

Cet outil vous aide à :

• Détecter et fusionner les fiches fournisseurs en doublon
• Compléter les informations manquantes (SIREN, SIRET, adresse..) grâce à des suggestions automatiques
• Garantir la conformité de vos données pour la facturation électronique

🎯 À quoi sert cette fonctionnalité ?

Pourquoi dois-je nettoyer mes fiches fournisseurs ?

Avec la facturation électronique, chaque fournisseur doit être identifié précisément dans Graneet (via son SIREN ou SIRET) pour que les factures électroniques qu'il vous envoie soient automatiquement reconnues et rattachées au bon fournisseur. Sans cela, chaque facture d'un fournisseur non identifié génère une action manuelle de votre part.

Au fil du temps, les fiches fournisseurs s'accumulent et des doublons apparaissent (ex. : « LEROY MERLIN » et « Leroy Merlin SA » qui désignent le même fournisseur). Cet outil vous aide à détecter et résoudre ces situations.

🔢 SIREN et SIRET : quelle différence ?

C'est quoi le SIREN ? Et le SIRET ?

• Le SIREN est un identifiant unique à 9 chiffres qui désigne une entreprise dans sa globalité.
• Le SIRET est un identifiant à 14 chiffres qui désigne un établissement précis de cette entreprise (le SIRET = SIREN + 5 chiffres supplémentaires appelés NIC).

Depuis septembre 2026, les factures électroniques peuvent n'identifier leur émetteur que par son SIREN (sans NIC). Graneet accepte donc désormais les deux formats dans le champ « SIREN ou SIRET » de vos fiches fournisseurs.

Le champ s'adapte automatiquement selon la saisie :

• 9 chiffres valides → libellé affiché : SIREN

• 14 chiffres valides → libellé affiché : SIRET

  
  

💡 Bon à savoir : Graneet ne vous fait jamais « perdre » une information. Si un fournisseur a déjà un SIRET complet sur sa fiche, l'arrivée d'un SIREN de la même entreprise ne remplacera pas le SIRET (qui est plus précis). Dans le cas contraire, si vous disposez seulement du SIREN de votre fournisseur et que vous identifiez une facture de sa part avec un SIRET valide, sa fiche fournisseur sera automatiquement mise à jour.

Les fournisseurs étrangers ou ne sont pas concernés par le numéro de SIREN ou SIRET.

🔄 Comment fonctionne le processus de nettoyage ?

Quelles sont les étapes du processus ?

Le nettoyage de vos fournisseurs se déroule en 2 étapes guidées :

Étape 1 : détection et fusion des doublons

L'outil identifie les fournisseurs potentiellement en doublon dans votre base. Il vous propose de les fusionner ou de les conserver séparément selon votre choix. Deux types de doublons sont présentés :

• ✅ Doublons évidents : fiches fournisseurs identifiées avec des données strictement identiques
  • vous pouvez parcourir l’ensemble des doublons évidents et les fusionner rapidement en un clic via le bouton “Fusionner tous les doublons évidents”
• ⚖️ Doublons à vérifier : fiches fournisseurs avec des données similaires mais présentant un ou plusieurs conflits
  • vérifiez chaque doublon en appuyant sur le bouton “Examiner”
  • choisissez les informations que vous souhaitez garder sur la fiche finale
  • et cliquez sur “Fusionner”
  • Si les fiches ont été groupées par erreur et que vous ne souhaitez pas les fusionner, cliquez sur le bouton “Ne pas fusionner”. Votre choix sera enregistré et les fiches en questions ne seront plus proposées en tant que doublons.

Étape 2 : complétion et enrichissement

Pour chaque fiche incomplète, Graneet vous propose des suggestions automatiques issues des données publiques disponibles sur les entreprises françaises. Vous pouvez accepter, modifier ou ignorer chaque suggestion. Trois types de fiches sont présentés :

• ✅ Fiches prêtes à être enrichies : les fournisseurs ont été identifiées avec précision et des suggestions sont disponibles
  • vous pouvez parcourir l’ensemble des fiches prêtes à être enrichies en appuyant sur le bouton “Détails”
  • vous pouvez exclure certaines fiches si vous ne souhaitez pas modifier leurs informations
  • enrichissez l’ensemble des fiches identifiées en passant par le bouton “Enrichir les fiches”
• ⚖️ Fiches à arbitrer : plusieurs choix sont possibles, votre décision est requise
  • sélectionner une entreprise dans le menu déroulant et cliquez sur le bouton “Enrichir” en fin de ligne
• ❌ Fiches à compléter manuellement : aucune suggestion disponible, saisie manuelle nécessaire

🏪 Comment les doublons sont-ils détectés ?

Comment Graneet sait-il qu'il s'agit d'un doublon et pas de deux établissements différents ?

La détection est intelligente. Deux fiches portant le même nom ne sont pas automatiquement proposés comme doublons. Nous avons exclus les fiches identifiées comme des boutiques en les excluant des doublons potentiels. La logique de vérification est la suivante, par ordre de priorité :

1. SIREN / SIRET différents → deux entreprises ou établissements distincts, pas de fusion proposée
2. Code postal différent → deux implantations géographiques distinctes
3. Ville différente → deux implantations géographiques distinctes

💡 Exemple concret : Si vous avez deux fiches « LEROY MERLIN » avec des codes postaux différents (75001 et 69001), Graneet ne vous proposera pas de les fusionner car il s'agit bien de deux magasins différents.

En cas d'incertitude (deux rues différentes sans code postal ni ville renseigné), la fiche est présentée comme « à vérifier » avec un badge Adresse différente pour vous informer.

⚠️ Note : La détection de doublons se base sur une normalisation des noms (majuscules/minuscules, ponctuation, espaces). Des variantes très différentes comme LEROY MERLIN   vs LEROY MERLIN SA   peuvent nécessiter une vérification manuelle.

🤖 Comment fonctionnent les enrichissement des données ?

D'où viennent les suggestions d’enrichissement proposées sur mes fiches fournisseurs ?

Lorsque vous renseignez des informations (une adresse, un SIREN ou SIRET sur une fiche fournisseur par exemple) Graneet compare automatiquement vos données avec les données publiques officielles disponibles sur les entreprises françaises.

Il vous propose ensuite les informations correspondantes (dénomination, adresse complète, SIRET) que vous pouvez accepter en un clic.

📦 Que se passe-t-il quand je reçois une facture électronique d'un fournisseur non reconnu ?

Un fournisseur inconnu arrive avec une facture électronique, que faire ?

Quand une facture électronique arrive avec un identifiant émetteur qui ne correspond à aucune fiche existante, Graneet vous propose deux options :

1. Créer un nouveau fournisseur : le champ SIREN ou SIRET est automatiquement pré-rempli avec l'identifiant extrait de la facture.
2. Rattacher la facture à un fournisseur existant : si la fiche choisie n'a pas encore d'identifiant, Graneet l'enrichit automatiquement et es factures suivantes de ce même fournisseur seront alors reconnues automatiquement sans action de votre part.

⚠️ Cas de conflit : Si la fiche choisie possède déjà un identifiant différent, Graneet vous affiche une alerte vous demandant de confirmer ou d'annuler l'écrasement de la valeur existante.

⚠️ Prérequis et limitations

Y a-t-il des conditions pour utiliser ces fonctionnalités ?

• L'enrichissement automatique fonctionne uniquement pour les entreprises françaises
• Les suggestions automatiques peuvent ne pas toujours correspondre à votre fournisseur (notamment pour des entreprises aux noms très courants). Vérifiez toujours les suggestions avant de les accepter.
• La détection de doublons se base sur les informations disponibles dans vos fiches. Des fiches avec peu de données renseignées peuvent nécessiter plus d'arbitrage manuel.

🛠️ Problèmes courants et solutions

Je vois un bandeau d'alerte sur mes fiches fournisseurs, que faire ?

Ce bandeau indique que la fiche ne dispose d'aucun identifiant (ni SIREN ni SIRET). Renseignez l'identifiant manuellement ou via la suggestion automatique si vous voulez que ses factures électroniques soient identifiées automatiquement.

Les fournisseurs étrangers ou ne sont pas concernés par le numéro de SIREN ou SIRET, le bandeau s’affiche tout de même pour ces fournisseurs. Nous prévoyons de mettre à jour les fiches des fournisseurs étrangers pour cacher cette information.

Je saisis un numéro mais il est refusé, pourquoi ?

Graneet vérifie la validité du numéro saisi :

• Si le numéro ne fait ni 9 ni 14 chiffres, il ne correspond ni à un format SIREN, ni à un format SIRET. Vous verrez le message d’erreur suivant : « Un SIREN compte 9 chiffres, un SIRET 14. »
• Si la longueur est correcte mais que le numéro est invalide, on vous affichera le message « Ce numéro est invalide, vérifiez la saisie. »

Vérifiez le numéro auprès de votre fournisseur ou sur annuaire-entreprises.data.gouv.fr.

Je ne trouve pas de suggestion pour un fournisseur, que faire ?

Renseignez les informations manuellement directement sur la fiche. Si vous ne disposez pas du SIREN ou du SIRET, contactez votre fournisseur pour l'obtenir. Vous pouvez tout de même enregistrer votre fournisseur sans ces données (notamment si vous enregistrez un fournisseur étranger).

Deux fournisseurs sont proposés à la fusion mais il s'agit bien de deux établissements différents, que faire ?

Utilisez l'option « Ne pas fusionner » dans l'interface de gestion des doublons. Graneet ne fusionnera jamais sans votre validation explicite.

💡 Bonnes pratiques

Nos conseils pour un nettoyage efficace :

• Vérifiez toujours les suggestions automatiques avant de les accepter en masse, notamment pour les fournisseurs aux noms génériques.
• Ne laissez pas les fiches « à arbitrer » trop longtemps : elles peuvent bloquer la reconnaissance automatique des factures électroniques entrantes.

Conclusion

En fiabilisant vos fiches fournisseurs, vous gagnez en automatisation sur le traitement de vos factures et vous vous mettez en conformité avec la réforme de la facturation électronique. En quelques étapes guidées, votre base est prête.

Des questions ? Consultez notre guide de démarrage à la facturation électronique ou assistez à nos prochains webinars. Vous pouvez également contacter notre équipe support directement depuis votre interface Graneet.