Gestion des factures de frais généraux

Introduction

La fonctionnalité gestion des Frais Généraux vous permet de séparer et protéger vos factures et commandes sensibles (salaires, dépenses stratégiques, etc.) en restreignant leur accès aux seules personnes habilitées de votre entreprise.

À qui s'adresse cette fonctionnalité ?

Principalement aux dirigeants et responsables administratifs qui souhaitent protéger les informations confidentielles tout en permettant à tous les collaborateurs de continuer à créer des factures et commandes.

Pourquoi l'utiliser ?

Protégez vos données sensibles sans créer de silos
Restreignez l'accès aux factures et commandes de frais généraux aux profils habilités
Automatisez la catégorisation grâce aux fournisseurs spécifiques
Gardez le contrôle sur qui peut consulter et modifier ces dépenses

Questions fréquentes

Droits d'accès

Qu'est-ce que le droit "Accéder aux frais généraux" ?

C'est un nouveau droit configurable dans le module Achat - Factures de vos paramètres. Il permet de définir quels profils peuvent consulter, modifier et gérer les factures et commandes affectées aux frais généraux.

Comment activer ce droit ?

Accédez aux Paramètres > Droits utilisateurs
Allez dans le module Achat - Factures
Activez le droit "Accéder aux frais généraux" pour les profils de votre choix
Les administrateurs disposent de ce droit par défaut

Qui peut créer des factures ou commandes de frais généraux ?

Tous les utilisateurs peuvent créer des factures et commandes affectées aux frais généraux, même sans droits spécifiques. Cependant :

Avec droits FG : vous pouvez consulter, modifier et gérer toutes les factures / commandes FG / fournisseurs FG
Sans droits FG : une fois créée, la facture / commande disparaît de votre vue et est transférée à l'administration. Vous perdez également le droit de modifier ou supprimer un fournisseur spécifique Frais Généraux.

Pourquoi un utilisateur sans droits peut-il créer des FG ?

Pour éviter les blocages opérationnels : un chef de chantier peut recevoir une facture d'un fournisseur déjà identifié comme "frais généraux" (ex: comptable, avocat). Il peut l'importer, et elle sera automatiquement transférée aux personnes habilitées sans qu'il ait besoin de les solliciter.

Factures d'achat

Comment affecter une facture aux frais généraux ?

Lors de la création ou modification d'une facture :

Activez le switch "Frais généraux" dans le formulaire
La facture sera automatiquement catégorisée comme frais généraux
Si le fournisseur est déjà identifié comme fournisseur FG, le switch s'active automatiquement

Puis-je affecter une facture à la fois à un chantier et aux frais généraux ?

Non, l'affectation est exclusive :

Une facture est soit affectée aux frais généraux soit affectée à un ou plusieurs chantiers
Mais jamais les deux en même temps

Lorsque le switch "Frais généraux" est activé, l’encart "Chantiers associés" disparaît automatiquement.

Que se passe-t-il si je crée une facture FG sans avoir les droits ?

Vous pouvez créer la facture normalement
Un message vous informe : "Vous n'avez pas les droits pour consulter les frais généraux. Une fois enregistrée, cette facture sera masquée pour votre profil et transférée à l'administration."
Après enregistrement, la facture disparaît de votre tableau
Elle reste accessible uniquement aux utilisateurs avec droits FG

Comment filtrer les factures de frais généraux ?

Si vous avez les droits FG :

Ouvrez le tableau des Factures d'achat
Utilisez la colonne "Affectation" qui affiche un tag violet "Frais généraux"
Cliquez sur Filtres et sélectionnez "Affectation"
Choisissez : Frais généraux / Chantier / Sans affectation

💡 Note : La colonne et le filtre "Affectation" ne sont visibles que pour les utilisateurs ayant les droits FG.

Puis-je modifier l'affectation d'une facture FG liée à une commande ?

Non, l'affectation est verrouillée tant qu'il existe une association :

Si une facture FG est liée à une commande FG, vous ne pouvez pas changer son affectation
Message affiché : "L'affectation est verrouillée car une commande est liée à cette facture."
Pour modifier l'affectation, vous devez d'abord supprimer l'association avec la commande

Fournisseurs spécifiques frais généraux

Qu'est-ce qu'un "fournisseur spécifique frais généraux" ?

C'est un fournisseur que vous identifiez comme fournissant principalement des services de frais généraux (ex: comptable, avocat, expert-comptable, banque, etc.).

Avantage : Toutes les futures factures de ce fournisseur seront automatiquement affectées aux frais généraux.

Comment marquer un fournisseur comme "frais généraux" ?

Méthode 1 – Lors de la création du fournisseur :

Créez un nouveau fournisseur
Activez le switch "Fournisseur frais généraux"
Un message vous informe : "Toutes les nouvelles factures de ce fournisseur seront pré-affectées aux frais généraux et leur accès sera limité aux seuls collaborateurs autorisés."
Enregistrez

Méthode 2 – Lors de l'enregistrement d'une facture FG :

Si vous affectez une facture aux frais généraux et que le fournisseur n'est pas encore identifié comme "FG", une modale vous propose :

"Oui, automatiser" → Le fournisseur devient un fournisseur spécifique FG
"Non merci" → Le fournisseur reste classique, mais votre choix est mémorisé (la modale ne s'affichera plus pour ce fournisseur)

Méthode 3 – Modification d'un fournisseur existant :

Accédez à la fiche du fournisseur
Cliquez sur Modifier
Activez le switch "Fournisseur frais généraux"

Tout le monde peut-il marquer un fournisseur comme "FG" ?

Oui, tous les utilisateurs peuvent activer le statut "Fournisseur frais généraux".

Cependant, seuls les utilisateurs avec droits FG peuvent :

Désactiver le statut FG d'un fournisseur
Modifier ou supprimer un fournisseur marqué FG

💡 Pourquoi ? Cela permet à n'importe quel utilisateur d'identifier un nouveau fournisseur FG sans bloquer les process, mais seules les personnes habilitées peuvent gérer ces fournisseurs sensibles.

Où voit-on qu'un fournisseur est "frais généraux" ?

Le tag violet "Frais généraux" apparaît :

Dans la fiche fournisseur
Dans tous les menus de sélection de fournisseur
Dans le tableau des fournisseurs (colonne "Affectation")
Partout dans Graneet où le fournisseur est affiché

Les factures existantes sont-elles impactées si je marque un fournisseur comme FG ?

Non, l'impact n'est jamais rétroactif :

Seules les nouvelles factures créées après l'activation seront automatiquement affectées aux frais généraux
Les factures déjà créées conservent leur affectation d'origine

Comment filtrer les fournisseurs FG ?

Tous les utilisateurs (avec ou sans droits FG) peuvent :

Accéder au tableau des Fournisseurs
Consulter la colonne "Affectation"
Utiliser le filtre "Affectation" avec les options :
- Frais généraux
- Sans affectation

💡 Pourquoi cette colonne est visible pour tous ? Pour que chacun comprenne pourquoi certaines factures de ce fournisseur seront automatiquement masquées après leur création.

Commandes fournisseur et sous-traitants

Peut-on créer des commandes affectées aux frais généraux ?

Oui, vous pouvez créer :

Des commandes fournisseur FG
Des commandes sous-traitant FG
Des demandes de prix FG

Le fonctionnement est identique aux factures.

Comment créer une commande de frais généraux ?

Créez une nouvelle commande
Sélectionnez un fournisseur (si c'est un fournisseur FG, le switch s'active automatiquement)
Activez le switch "Frais généraux" si nécessaire
La carte "Chantier associé" disparaît automatiquement
Enregistrez

💡 Si vous n'avez pas les droits FG, vous verrez le message : "Une fois créée, cette commande sera transmise à l'administration et vous ne pourrez plus la consulter."

Puis-je associer une commande FG à une facture classique ?

Non, les associations sont strictes :

Une commande FG ne peut être associée qu'à une facture FG
Une commande chantier ne peut être associée qu'à une facture chantier

Puis-je créer une commande sous-traitant FG avec paiement direct ?

Non, le paiement direct est désactivé pour les commandes sous-traitant affectées aux frais généraux.

Comment filtrer les commandes FG ?

Si vous avez les droits FG :

Tableau des Commandes
Colonne "Affectation" avec tag "Frais généraux"
Utilisez le filtre "Affectation"

Bons de livraison

Les bons de livraison peuvent-ils être affectés aux frais généraux ?

Non, il n'existe pas d'affectation directe des bons de livraison aux frais généraux.

Comment ça fonctionne alors ?

Règle simple :

Utilisateur avec droits FG : peut associer n'importe quel bon de livraison à n'importe quelle commande (FG ou chantier)
Utilisateur sans droits FG :
- Ne peut associer que des commandes non-FG
- Ne voit pas les bons de livraison associés à au moins une commande FG

💡 Dès qu'un bon de livraison est lié à une commande FG, il devient invisible pour les utilisateurs sans droits FG.

Import de factures

L'import par email fonctionne-t-il avec les factures FG ?

Oui, l'import par email détecte automatiquement les factures FG si le fournisseur est reconnu comme fournisseur spécifique frais généraux.

Que reçoit l'utilisateur après un import par email ?

Un email de confirmation avec :

Sujet : "Accusé de réception de l'import de vos factures d'achat"
Deux sections distinctes :
- "X factures importées sans affectation"
- "X facture(s) importée(s) et affectée(s) aux frais généraux"

Comportement selon les droits :

Avec droits FG : tous les liens sont actifs et cliquables
Sans droits FG : les factures FG sont affichées en texte grisé (non cliquables)

L'import multiple fonctionne-t-il ?

Oui :

Avec droits FG : vous importez vos factures, elles apparaissent dans le tableau avec le tag "Frais généraux"
Sans droits FG :
- Vous importez vos factures
- Une modale vous informe : "3 factures affectées aux frais généraux. Les factures suivantes ont été automatiquement affectées aux frais généraux et transférées à l'administration."
- Les factures disparaissent de votre tableau

☝️ Cas particuliers et limitations

Puis-je avoir une facture avec des lignes FG et des lignes chantier ?

Non, l'affectation mixte n'est pas autorisée. Une facture est soit :

Entièrement affectée aux frais généraux
Entièrement affectée à un ou plusieurs chantiers
Sans affectation

💡 Pourquoi ? Aucun besoin utilisateur identifié pour ce cas de figure. Les achats de stock ne sont pas considérés comme des frais généraux.

Que se passe-t-il avec les factures FG dans le circuit de validation ?

Les factures d'achat de frais généraux sont exclues du circuit de validation. Seules les personnes habilitées (avec droits FG) peuvent les traiter.

Les exports contiennent-ils les données FG ?

Oui, les exports ont été mis à jour pour inclure les informations d'affectation aux frais généraux :

Export du tableau des factures d'achat
Export du tableau des commandes
Export du tableau des décaissements

Comment sont pris en compte les FG dans le suivi financier ?

La carte "Factures d'achat en attente de règlement" prend en compte les factures FG (accès restreint aux utilisateurs avec droits FG)
Le graphique "Facturé / Dépense" affiche une ligne de suivi spécifique pour les dépenses FG (accès restreint aux utilisateurs avec droits FG)

⚠️ Erreurs courantes et solutions

Problème : "Je ne vois plus les factures que je viens d'importer"

Solution : C'est normal si :

Vous avez importé des factures de fournisseurs identifiés comme "FG"
Vous n'avez pas les droits d'accès aux frais généraux
Ces factures ont été automatiquement transférées aux personnes habilitées

Problème : "Je ne peux pas modifier l'affectation de ma facture"

Solution : L'affectation est verrouillée si :

La facture est associée à une commande
Supprimez d'abord l'association, puis modifiez l'affectation

Problème : "Je ne peux pas modifier un fournisseur FG"

Solution : Seuls les utilisateurs avec droits FG peuvent modifier ou supprimer un fournisseur marqué comme "Frais généraux". Un tooltip vous indique : "Modification réservée aux utilisateurs ayant accès aux frais généraux."

Problème : "La modale d'automatisation ne s'affiche plus"

Solution : La modale ne s'affiche qu'une seule fois par fournisseur :

Si vous (ou un autre utilisateur de votre entreprise) avez déjà cliqué sur "Non merci", la modale ne réapparaîtra plus
Vous pouvez toujours modifier le statut FG du fournisseur manuellement via sa fiche

💡 Bonnes pratiques

Identifiez vos fournisseurs FG dès le départ

Prenez le temps d'identifier et de marquer vos fournisseurs récurrents de frais généraux (comptable, avocat, banque, etc.) pour bénéficier de la catégorisation automatique.

Formez vos équipes

Expliquez à vos collaborateurs :

Qu'ils peuvent créer des factures FG sans restriction
Que ces factures seront automatiquement transférées à l'administration
Qu'ils ne doivent pas s'inquiéter si elles disparaissent de leur vue

Nettoyez vos associations avant modification

Si vous devez changer l'affectation d'une facture ou commande, pensez à supprimer d'abord toutes les associations (factures ↔ commandes ↔ bons de livraison).

Utilisez les filtres efficacement

Pour un suivi optimal :

Filtrez régulièrement par "Affectation" dans vos tableaux
Exportez vos données avec les informations FG pour vos analyses

Conclusion

La gestion des frais généraux vous permet de protéger vos informations sensibles tout en gardant une fluidité opérationnelle pour tous vos collaborateurs.

Récapitulatif des avantages :

Création par tous, accès restreint aux personnes habilitées
Automatisation intelligente via les fournisseurs spécifiques
Aucun risque de fuite d'information
Process fluide et non bloquant

Besoin d'aide ?

Contactez le support pour toute question spécifique
Parlez-en avec votre responsable administratif pour configurer les droits