Avoirs fournisseurs

Introduction

Quand un fournisseur vous accorde une réduction, annule une facturation erronée ou vous rembourse une marchandise retournée, il émet un avoir. Graneet vous permet de gérer ces avoirs fournisseurs directement dans votre espace, de la saisie jusqu'à l'export comptable, en les associant à vos factures d'achat pour garder un suivi clair et à jour.

🎙️ Questions fréquentes

1. Comprendre les avoirs fournisseurs

À quoi sert la gestion des avoirs fournisseurs dans Graneet ?

Un avoir fournisseur vient en déduction d'une ou plusieurs factures d'achat. Dans Graneet, cette fonctionnalité vous permet de :

Saisir ou importer un avoir fournisseur
L'associer à une ou plusieurs factures d'achat existantes
Suivre le montant restant à imputer
Générer un export comptable correct, avec les écritures inversées automatiquement

Sans cette gestion, vos factures resteraient affichées comme "à payer" même après réception d'un avoir, faussant ainsi votre suivi financier.

Quelle est la différence entre une facture d'achat et un avoir fournisseur ?

Une facture d'achat représente une somme que vous devez à un fournisseur. Un avoir fournisseur est son contraire : il représente une somme que le fournisseur vous doit (ou qu'il déduit de ce que vous lui devez). Dans Graneet, les deux documents partagent le même espace et le même circuit de validation, mais les avoirs apparaissent avec des montants négatifs.

2. Créer et saisir un avoir

Comment saisir un avoir fournisseur dans Graneet ?

Depuis la liste de vos factures d'achat, lors de la création d'un document, vous pouvez basculer le type du document de "Facture" à "Avoir" grâce au switch dédié. Vous renseignez ensuite les mêmes informations que pour une facture : fournisseur, montant, lignes d'articles, affectation (chantier, frais généraux, code comptable), etc.

💡 Si vous importez des documents en groupe ou par e-mail, Graneet détecte les documents avec des sommes en négatif et les classifie comme “Avoir” automatiquement.

Peut-on saisir un avoir ligne à ligne ou uniquement au global ?

Les deux options sont disponibles :

Au global : vous saisissez le montant total de l'avoir (le TTC doit toujours être négatif).
Ligne à ligne : vous détaillez les articles, ce qui permet un meilleur pré-remplissage des infos comptables lors de l'association à une facture (Graneet fait automatiquement correspondre les type de débours, code comptable et chantier associé des lignes selon les références articles)

La saisie ligne à ligne est recommandée pour un suivi comptable plus précis.

Peut-on créer un avoir directement depuis une facture d'achat existante ?

Oui. Depuis la vue détail d'une facture d'achat, vous pouvez initier la création d'un avoir qui sera automatiquement pré-lié à cette facture. C'est un moyen rapide quand vous savez d'emblée qu'un avoir concerne une facture précise et que vous souhaitez reprendre les informations ligne à ligne détaillés des articles de cette facture.

3. Associer un avoir à des factures

Comment associer un avoir à une ou plusieurs factures d'achat ?

Lors de la création ou de la modification d'un avoir, une section "Factures associées" apparaît sous les informations générales. En cliquant sur le bouton "+", une fenêtre s'ouvre et vous liste les factures d'achat disponibles.

Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs factures. Le montant de l'avoir est imputé progressivement, dans l'ordre de sélection des factures. Le montant restant à imputer est affiché en temps réel.

Quelles factures sont proposées dans la liste d'association ?

Par défaut, la liste affiche les factures du même fournisseur avec les statuts suivants :

À traiter
À valider
À payer
Partiellement payée

Vous pouvez aussi rechercher des factures déjà payées si nécessaire (par exemple pour régularisation). Dans ce cas, le montant imputé sera affiché à 0,00 € avec une info-bulle explicative.

💡 Si vous gérez plusieurs comptes fournisseur pour un même prestataire (doublons), vous pouvez rechercher les factures d'un autre fournisseur manuellement.

Que signifie le "reste à imputer" ?

Le reste à imputer correspond à la partie du montant de l'avoir qui n'a pas encore été affectée à une facture (et qui n’a pas été remboursé par le fournisseur). Il diminue au fur et à mesure que vous sélectionnez des factures. Quand il atteint 0 €, il n'est plus possible de sélectionner de nouvelles factures (sauf celles déjà payées).

Ce solde est affiché directement sur l'avoir et dans la carte "Factures associées".

Peut-on répartir un avoir sur plusieurs factures partiellement ?

Oui. Un avoir peut être imputé sur plusieurs factures, partiellement ou en totalité. Si une facture n'est que partiellement couverte par l'avoir, son statut est mis à jour en conséquence (statut "partielle"). Le reste à payer de chaque facture est recalculé automatiquement.

L'affectation aux Frais Généraux (FG) a-t-elle des répercussions sur l'association avoir / facture ?

Oui, et c'est un point important. Graneet interdit de mélanger des factures FG et non-FG dans les associations d'un même avoir :

Si vous associez une facture affectée aux Frais Généraux, seules d'autres factures FG pourront être associées (et inversement)
Si vous avez activé le switch FG sur l'avoir avant d'associer des factures, la liste est automatiquement filtrée aux factures FG
Une fois une facture associée, le switch FG est verrouillé et un message explicatif apparaît au survol

4. Impact sur le suivi et la comptabilité

Comment l'avoir impacte-t-il le statut de mes factures d'achat ?

Quand un avoir est associé à une facture, le reste à payer de la facture est réduit du montant imputé. Le statut de la facture est mis à jour automatiquement :

Si l'avoir couvre la totalité du reste à payer → la facture passe au statut "Payé"
Si l'avoir ne couvre qu'une partie → la facture reste en statut "Partielle"

Comment les avoirs sont-ils traités à l'export comptable ?

Les avoirs fournisseurs sont exportés dans le même journal d'achat (HA) que les factures classiques. Les écritures sont automatiquement inversées par Graneet :

Les comptes de charge utilisent le même paramétrage que pour les factures
La TVA s'inverse automatiquement (débit/crédit permutés sur le compte 445)
Le compte fournisseur (401 auxiliaire) est maintenu pour faciliter le lettrage dans votre outil comptable

⚠️ Aucune modification de vos paramètres comptables n'est nécessaire pour gérer les avoirs.

Y a-t-il des restrictions sur l'export comptable des avoirs ?

Oui. L'export comptable d'un avoir peut être bloqué dans certaines situations, notamment lorsque des données obligatoires (code comptable, chantier, etc.) ne sont pas renseignées, ou lorsque des conditions liées aux associations et aux paiements ne sont pas respectées. Graneet vous informe du blocage directement dans l'interface.

🚨 Problèmes courants et solutions

Je ne retrouve pas la facture que je cherche dans la liste d'association. Pourquoi ?

Plusieurs raisons possibles :

La facture est d'un autre fournisseur → utilisez la recherche manuelle pour changer le filtre fournisseur
La facture est déjà entièrement payée → cochez l'option "Afficher les factures payées" dans la fenêtre de sélection
Le reste à imputer de l'avoir est à 0 € → toutes les factures payables sont grisées, l'avoir est entièrement imputé

Le switch "Frais Généraux" est grisé sur mon avoir. Comment le modifier ?

Le switch FG est verrouillé automatiquement lorsqu'une facture est déjà associée à l'avoir. Pour changer l'affectation FG, vous devez d'abord supprimer toutes les associations de factures, modifier le switch, puis ré-associer les factures souhaitées.

Le montant imputé sur une facture déjà payée affiche "0,00 €". Est-ce normal ?

Oui, c'est normal. Une facture déjà intégralement payée ne peut pas recevoir d'imputation supplémentaire. Le montant s'affiche à 0,00 € en gris clair. Si vous souhaitez tout de même documenter le lien entre l'avoir et cette facture, vous pouvez conserver l'association, elle n'aura pas d'impact financier.

Mon avoir n'apparaît pas dans l'export comptable. Que faire ?

Vérifiez les points suivants :

L'avoir est-il dans un statut validé (soumis au circuit de validation) ?
Toutes les lignes comptables sont-elles correctement renseignées (code comptable, chantier ou FG) ?
Y a-t-il un message de blocage à l'export affiché sur le document ?

Si le problème persiste, contactez le support Graneet en précisant le numéro de l'avoir concerné.

Comment associer des avoirs fournisseurs ou des factures d’achat impactées par des avoirs en paiement direct ?

Malheuresement le paiement direct n'est actuellement pas pris en charge pour les avoirs fournisseurs, ni pour les factures d'achat qui leur sont associées.

Concrètement, cela signifie :

Qu’il n'est pas possible d’inclure un avoir sur une situation en paiement direct (depuis un chantier)
****Que les factures d’achat avec des avoirs associés ne pourront pas être sélectionnées pendant la création d’une situationen paiement direct

Si vous vous trouvez dans ce cas, le paiement direct doit être géré indépendamment, en dehors du circuit des avoirs. La gestion de cette situation dans le flux de paiement direct est prévue dans une version ultérieure de Graneet.

✅ Bonnes pratiques

Quelques conseils pour bien utiliser les avoirs fournisseurs :

Saisissez les avoirs dès réception pour que votre RAP (Reste À Payer) soit toujours à jour
Privilégiez la saisie ligne à ligne : elle permet à Graneet de pré-remplir automatiquement les données comptables lors de l'association
Associez l'avoir à la facture correspondante le plus tôt possible, même si la facture n'est pas encore payée
Vérifiez l'affectation FG avant de commencer l'association pour éviter d'être bloqué en cours de saisie

Conclusion

La gestion des avoirs fournisseurs dans Graneet vous permet de maintenir un suivi financier précis et un export comptable fiable, sans paramétrage supplémentaire.

En associant vos avoirs à vos factures, vous gardez une vision claire de ce que vous devez réellement payer à chacun de vos fournisseurs.